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企事業單位搬家時文件如何處理
一般單位辦公的文件是很多的,所以建議在搬遷前二到五日做減量工作。超過保存期限或是不具保存價值的資料,可及時處理掉。如此不僅可減少紙箱用量,亦可做好文件之管理工作。 辦公室的東西比家中物品多狠多,尤其是報表、文件等資料,為避免搬遷時有所遺漏,應於事前作好完整規劃。 個人物品自行管理好,盡量與公共物品分開整理。畢竟公司搬家涉及的人員較多,搬家現場又比較混亂,清點人員清點物品時因不熟悉他人有什么物品,導致一些私人物品損壞丟失也不知道,事后會產生很多的矛盾。公司成員將自己個人物品整理好,裝入紙箱中,并在上面做好標記。 電子文件及時硬盤拷貝,內部紙質文件及時銷毀。由于公司搬家需要對電子設備進行關閉搬運,有時會由于各種意外情況發生,導致電腦中文件丟失損壞。所以在搬家前通知全體同事,將近期需要、正在做和機密文件集中拷貝到公司硬盤中,由公司領導保管,暫時不需要的文件拷到自己硬盤中。對于一些需要的紙質文件集中打包密封在一起,不需要的為防止內部文件外泄,用碎紙機進行銷毀。 搬家當天注意人員清場,安排靠譜監督人員。留下靠譜的監督人員在場就行。搬家前需商量好每個人負責的區域,確保每個區域都有人在現場監督搬家公司人員。監督人員在監督搬家時需做好拍照或攝像,如果所在公司有監控的話,搬家時確保監控能正常使用,方便事后解決糾紛。
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